從某種意義上說(shuō)，規(guī)劃計(jì)劃是一座橋，一端連接商家、買(mǎi)家，另一端連接展覽組織者。組織者應(yīng)該通過(guò)橋邀請(qǐng)商家、買(mǎi)家等，商家、買(mǎi)家應(yīng)該跨過(guò)橋，以便更好地接觸市場(chǎng)。由此可見(jiàn)，一個(gè)計(jì)劃對(duì)組織一個(gè)好的展覽是多么重要。
對(duì)于展會(huì)組織者來(lái)說(shuō)，一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案要把握和處理好以下四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
一是充分體現(xiàn)高度。這里所說(shuō)的“高度”是指符合政策的。組織展覽，組織者首先看到的是它的市場(chǎng)潛力，但你看到的“市場(chǎng)”能否發(fā)展，如何發(fā)展，取決于“政策”來(lái)衡量和把握。此時(shí)，組織者需要充分查閱有關(guān)國(guó)家文件，引用國(guó)家對(duì)展覽所涉及的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見(jiàn)，進(jìn)一步理解。通過(guò)“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式，使展覽策劃方案合法化、合理化、合情化。因?yàn)楹戏ǎ瑖?guó)家允許，有關(guān)部門(mén)沒(méi)有理由阻止；因?yàn)楹侠恚褂[應(yīng)該組織和進(jìn)行；由于合理，符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展條件，有利于工業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，表明有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極提供支持。因此，“高度”非常重要。
二是解決“市場(chǎng)”問(wèn)題。這是展覽成功策劃的關(guān)鍵和核心。參展商參加展覽的好處是什么，回報(bào)是什么？專業(yè)觀眾有什么收獲和價(jià)值？整個(gè)計(jì)劃可以說(shuō)是圍繞這個(gè)核心組織起來(lái)的，并通過(guò)該計(jì)劃巧妙地解決問(wèn)題。
可以看出，展覽計(jì)劃并不容易寫(xiě)出來(lái)，更不用說(shuō)輕易行動(dòng)了。因?yàn)閰⒄股毯蛯I(yè)觀眾了解展覽的一個(gè)“窗口”是它，因?yàn)閰⒄股毯蛯I(yè)觀眾也能看到希望和商機(jī)，因?yàn)閰⒄股毯蛯I(yè)觀眾了解展覽的權(quán)威性、可信度和組織者水平。
對(duì)于一個(gè)展覽來(lái)說(shuō)，參展商關(guān)注的市場(chǎng)的核心是一定目標(biāo)數(shù)量的專業(yè)觀眾（買(mǎi)家、經(jīng)銷商、產(chǎn)品用戶等）。他們不在乎展覽的客流量有多大。有人可能會(huì)問(wèn)，你為什么這么說(shuō)？參展商不僅費(fèi)心，還影響與真正感興趣的專業(yè)人士的溝通和洽談。
當(dāng)參展商接觸到更多這樣的人時(shí)，他們自然會(huì)很累。如果他們?cè)谶@個(gè)時(shí)候與專業(yè)人士溝通，難免會(huì)出現(xiàn)精神不良，影響工作。
此外，如果參展商還攜帶手提袋、宣傳冊(cè)等贈(zèng)送給參展商的物品，如果發(fā)給圈外人士，可能會(huì)留下手提袋，參展商關(guān)心的宣傳冊(cè)可能會(huì)被扔進(jìn)垃圾桶。大量非專業(yè)人士參加會(huì)議，造成如此不必要的浪費(fèi)，參展商不僅會(huì)有利可圖，而且會(huì)大大增加參展成本。
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